Egal ob Pitch, Seminarvortrag oder Betriebsversammlung – überall erwartet uns beim Betreten des (digitalen) Raumes direkt eine Powerpoint-Titelfolie und wir wissen was kommt.
Bestenfalls das:
Schlimmstenfalls das:
Nicht erst seit TEDTalks wissen wir, wie viel eine gute Präsentation leisten kann. Eine Präsentation kann, wenn sie gut gemacht ist, dafür sorgen, dass das Gesagte besser verstanden und behalten wird, kann Bilder und Emotionen erzeugen und den/die Redner:in unterstützen. Entsprechend ist das Internet voll mit Tipps und Tricks für bessere Präsentationen.
Ich möchte mich an der Stelle ungerne wiederholen und das niederschreiben, was viele andere schon ziemlich gut auf den Punkt gebracht haben. Stattdessen möchte ich mir ein spezielleres Thema anschauen: Botschaften in Präsentationen. Und zwar von zwei Seiten: Wie bekomme ich die Botschaften in die Präsentation – und wie bekomme ich sie wieder heraus – also so, dass sie auch beim Publikum ankommen.
1. Der Wald und die Bäume: Warum Botschaften?
Die Mehrheit der Präsentationen wird nicht zum Selbstzweck gehalten – sie sollen die Gegenüber überzeugen, interessieren, begeistern, zum Nachdenken anregen, etc. Was auch immer das exakte Ziel ist, es soll etwas ankommen. Meistens lässt sich das gut in Botschaften übersetzen. Hierbei kann es helfen, sich zu fragen, was beim Gegenüber hängenbleiben soll. Das kann etwas sein wie “Innovation ist Teil unserer Unternehmens-DNA” oder “Wir sind ein starker Partner für die Region”.
Das ist zu simpel? Nun. Sie kennen Ihr Thema, haben die Präsentation sicher schon mehrmals gehalten/geübt. Die Gegenüber nicht. Sie hören alles zum ersten Mal und auch, wenn wir uns wünschen, dass das Publikum jedes Detail unserer Präsentation aufsaugt, ist das unrealistisch. Die meisten Zuhörer:innen sitzen nicht mit Zettel und Stift im Publikum und schreiben mit. Warum auch? Sie wollen ja etwas von denen – selten ist es andersherum. Wenn Sie es also nicht schaffen, klar und deutlich Ihre Position zu vermitteln, werden eben nebenbei Mails gecheckt und am Ende bleibt im schlimmsten Fall gar nichts von dem in Erinnerung, was sie gesagt und gezeigt haben. Eine gute Präsentation bringt nicht nur ihren Punkt gut rüber – sie schafft es, dass das Publikum ihr gerne folgt.
Es kann auch für uns selber eine Hilfe sein, beim Anfertigen einer Präsentation noch mal einen sprichwörtlichen Schritt nach hinten zu machen. Häufig sieht man vor Zahlen und Fakten gar nicht mehr, was man eigentlich sagen möchte. In Botschaften zu denken, kann hier helfen, sich das noch einmal bewusst zu machen.
2. Eine Botschaft kommt selten allein
Egal ob sich jemand eingehend mit Botschaften beschäftigt hat oder nicht – auf die Frage, was die Kernaussage seiner/ihrer Präsentation sein soll, werden die meisten mit Sicherheit eine Antwort haben.
Wenn wir Präsentationen vorbereiten, machen wir es so oder so ähnlich: Wir überlegen, was wir alles sagen wollen und ordnen es dann irgendwie an.
Beispiel: Klimaschutz. Wir wollen erzählen, warum unsere Organisation viel für den Klimaschutz tut und warum es genauso und nicht anders geht.
Viele Präsentationen zu dem Thema legen den Fokus ihrer Präsentation auf einen Urwald an Graphen und Rechnungen, wie sie CO2-frei produzieren, wer sie alles zertifiziert hat und verlieren sich in technischen Details.
Kernaussage: Wir sind Vorreiter beim Klimaschutz!
Das ist durchaus eine Botschaft – aber eben nur eine. Warum das problematisch ist?
Naja, wenn Sie jemand neues kennenlernen und Ihr Gegenüber davon überzeugen wollen, dass Sie toll sind – lassen Sie dann am laufenden Band “Ich bin toll, weil…”-Sätze fallen? Wahrscheinlich nicht. Sie möchten vielleicht als belesen wahrgenommen werden und erzählen von Schopenhauers Einfluss auf Nietzsche – aber nicht als zu abgehoben, daher erzählen Sie außerdem, dass Sie handwerklich nicht ganz unbegabt sind und gerade die Küche renovieren. Wie Sie es machen – Sie versuchen, ein möglichst rundes Bild abzugeben. Und genau das sollte auch Ihre Präsentation.
Botschaften bedeuten hier also mehr als sich die bloße Kernaussage des Vortrags deutlich zu machen. Im besten Fall gibt es mehrere und zusammen ergeben sie eine klare und leicht nachvollziehbare Argumentationslinie: eine Storyline.
Denn eine Botschaft macht noch keine gute Präsentation.
Es liegt in der menschlichen Natur, dass wir uns Zusammenhänge besser merken können als alleinstehende Fakten. Wer seine Präsentation als gut nachvollziehbare Story aufbaut, hat schon mal ganz gute Chancen, dass beim Publikum auch etwas zurückbleibt.
Denken in Botschaften kann außerdem eine Diskrepanz zwischen dem, was ich “loswerden” will und dem, was meine Zuhörer:innenschaft “braucht” entlarven.
Man sollte sich vor der Präsentationserstellung gründlich fragen: wie viele Details brauche ich wirklich? Wie viel Vorwissen kann ich voraussetzen? Ist meine Argumentation schlüssig? Habe ich überhaupt ein Argument oder nur eine Sammlung loser Fakten, die eigentlich alle das Gleiche sagen?
Warum nicht lieber etwas weiter über den Tellerrand schauen und die eigenen Leistungen einordnen? Ist es wichtig, wie genau der neue Hochofen arbeitet – oder dass er 70 % Energie spart? Detailwissen kann immer noch als separates Factsheet zum Nachlesen gereicht werden.
3. Botschaften vs. Inhalte
Aber auch mit den knackigsten Botschaften und der elegantesten Storyline ist nicht garantiert, dass die Zuhörer:innen sich alles Gesagte merken. Es ist ein guter Richtwert, sich die drei bis fünf Hauptpunkte zu überlegen, die bei der Audience im Gedächtnis bleiben sollen und darauf bei der weiteren Ausgestaltung der Präsentation sein Hauptaugenmerk zu richten.
Aber: eine Präsentation voller Botschaften ist meistens noch recht inhaltsleer. Die Botschaft: “Nachhaltigkeit ist fester Bestandteil unserer Unternehmens-DNA” kann ja erstmal jeder sagen. Um zu überzeugen, müssen nun Inhalte her. Auch hier gilt: je prägnanter und kürzer, desto besser. Sogenannte Staunzahlen leisten oft gute Dienste (Beispiel: “70 Prozent unserer Energie stammt aus erneuerbaren Quellen.”), oder Grafiken.
4. Let’s get down to business: Botschaften in Präsentationen
Gut, Präsentationen profitieren also von Botschaften und Inhalten gleichermaßen. Wenn ich nun beides habe – wie bekomme ich es in die Präsentation?
Es bietet sich an, eine Storyline zu erarbeiten, noch bevor man sein Präsentationstool überhaupt öffnet. Die Storyline dient dann als Gliederung für die gesamte Präsentation. Wichtig: Eine Storyline ist nicht gleichbedeutend mit Storytelling. Um eine Präsentation einprägsamer zu gestalten, kann es sich empfehlen, auf Storytelling Elemente zurückzugreifen. An dieser Stelle meint “Storyline” aber lediglich eine in sich schlüssige Argumentationskette.
Eine grobe Struktur kann die folgende sein:
- Herleitung
Ich persönlich finde es eleganter, nicht direkt mit einem Problem zu beginnen. Außerdem kann es sinnvoll sein, sein Publikum zuerst auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen und die Ausgangssituation für die anschließende Argumentation kurz zu umreißen. An dieser Stelle auch nicht schlecht, kurz die Relevanz des Themas/des Vortrags deutlich zu machen (warum rede ich eigentlich heute mit Euch über XY?). - Problem
So, nun kann man ein Problem oder eine Herausforderung vorstellen, um anschließend auch seine Lösung zu präsentieren. Es kann hier ratsam sein, dem Publikum nicht direkt auf den Kopf zu zu sagen, dass sie ein Problem haben. Wie man so etwas eleganter verpacken kann, folgt später. - Lösung
So. Nun sind wir an dem Punkt, an dem wir eine Idee / eine Neuerung / eine Gesetzesnovelle etc. als Lösung für das zuvor erläuterte Problem präsentieren. Es empfiehlt sich, nicht direkt sich oder sein Produkt als Lösung zu präsentieren. Häufig greift das auch etwas zu kurz. Argumentativ ist es etwas einfacher, vom Allgemeinen zum Besonderen zu gehen und die Zuhörer:innen besser mitzunehmen. - Mein Beitrag
Hier kommt nun die Stelle, an der sich vom Allgemeinen (zu Grunde liegende Idee) zum Besonderen (meinem konkreten Anliegen) komme.Beispiel
Problem: Hohe CO2-Emissionen meiner Branche
Lösung: Innovation X zur Emissionsreduktion von Fertigungsprozessen
Beitrag: So setzen wir X in unserem Unternehmen um. - Dein Vorteil / Deine Mithilfe
Bei einer guten Präsentation hat sich den Zuhörer:innen wahrscheinlich schon bei der Problemstellung erschlossen, wie sie sich angesprochen fühlen “sollen”. Hier nun aber keine Nebelkerze sondern der Leuchturm: das haben Sie davon, wenn Sie uns unterstützen / das brauchen wir von Ihnen, wenn XY Wirklichkeit werden soll. - Call-to-Action
… oder weitere Infos, die außerhalb der Argumentationslinie stehen können wie eine Teamvorstellung.
Da fehlen die Botschaften? Richtig. Die kommen jetzt.
Ein sehr gutes Beispiel für eine Präsentation mit klaren Botschaften, die eine runde Storyline ergeben, hat Zuora abgeliefert, ein IPO-Unternehmen aus dem Silicon Valley, das eine SaaS-Plattform zur Abrechnung von Subscriptions verkauft.
Hinweis: Die nachfolgende Kurz-Analyse zeigt nicht die vollständige Präsentation sondern lediglich Ausschnitte.
Herleitung
Botschaft:
Zeiten ändern sich. Konsumentenverhalten auch – vom Besitzen zum Abonnieren.
Problem
Botschaft:
Wer Entwicklungen verschläft, bleibt auf der Strecke.
Lösung
Botschaft:
Erkenne den Trend und biete den Konsumenten, was sie sich wünschen: Abonnement-Lösungen.
Mein Beitrag
Botschaft:
Zuora hilft Dir dabei. Einfach und vollumfassend.
Dein Vorteil
Botschaft:
Wir haben schon viele zufriedene Kunden. Werde Du auch einer davon.
Die Botschaften ergeben hintereinander eine ziemlich runde Geschichte, die sich in wenigen Sätzen zusammenfassen lässt. Daher hat sie auch recht hohe Chancen, den Zuschauer:innen und -hörer:innen im Gedächtnis zu bleiben. Und die Botschaften werden nicht alleine gelassen, sie werden mit überzeugenden Inhalten unterfüttert. In diesem Fall insbesondere Statistiken und Testimonials.
5. Botschaften in Wort und Bild
Wenn Sie es bis hierhin geschafft haben, hat Ihre Präsentation im Idealfall schon folgendes:
- Eine klare Zielgruppe
- Ein klares Ziel
- Passende Botschaften
- Eine konsistente Argumentationslinie
- Harte Fakten
Im nächsten Schritt würde man nun Powerpoint oder Prezi etc, öffnen und sich an die Gestaltung machen. Hierzu wurde schon viel geschrieben, wie viele Folien, wie viele Sätze pro Folie in welcher Schriftgröße etc. Ein grober Richtwert was Folienanzahl und Text betrifft: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Wobei das für die Folienzahl auch nur eingeschränkt gilt. Zeigt man pro Folie zum Beispiel nur ein Bild anstatt mit aufwändigen Animationen zu arbeiten oder blendet zwischenzeitlich zurück zum Inhaltsverzeichnis, erhöht sich automatisch die Folienzahl. Hierzu sind also besser andere Experten zu konsultieren. Man sollte jedoch immer im Hinterkopf haben, dass das menschliche Gehirn einfacher ist, als wir uns das wünschen. Und sobald jemand von uns verlangt, ihm/ihr zuzuhören und gleichzeitig eine komplexe Grafik anzuschauen oder Text zu lesen, wir öfter denn seltener daran scheitern.
Das Gezeigte unterstützt also bestenfalls das Gesagte. Und auch hier gilt zu überlegen, wie man die starken Botschaften mit starken Inhalten untermauert. Eine beeindruckende Zahl wirkt stärker und bleibt besser in Erinnerung als drei Grafiken. Komplexe Grafiken können reduziert werden und so den Fokus auf genau die Aussage lenken, die man haben möchte.
Besonders gut können Gesagtes und Gezeigtes zusammenarbeiten, wenn man sich auch beim Redeskript der Bildsprache bedient. Botschaften sind bestens dafür geeignet, Metaphern zu verwenden und dadurch sofort Assoziationen zu wecken. Ein Beispiel: Wir sind ein nachhaltiges Unternehmen. Oder: Nachhaltigkeit ist Teil unserer Unternehmens-DNA. Wir engagieren uns in der Region. Oder: Wir sind ein starker Partner für die Region. Internationaler Wettbewerb ist für uns existenziell. Oder: Wir spielen entweder international oder Kreisklasse. Welche Aussage bleibt eher hängen?
Im besten Fall kann man bei der Gestaltung der Präsentation diese Metaphern unterstützen. Der Vergleich des eigenen CO2-Fußabdrucks kann zum Beispiel entweder ein Standard-Balkendiagramm sein – oder zwei Füße.
Ein anderes Beispiel: Sie beschreiben eine große Herausforderung? Warum nicht als “Zusatzgepäck” betiteln und auf der Folie einen beladenen Rucksack zeigen – oder einen steilen Berg. Sportmetaphern bieten sich für Ihr Thema an? Prima, warum nicht die neue Salesstrategie als Taktiken auf einem Spielfeld vorstellen.
Natürlich möchte nicht jeder seine SWOT-Analyse als Burger darstellen. Und das muss auch niemand. Zu viel Bildsprache kann tatsächlich vom eigentlichen Thema ablenken (Stichwort: Botschaften brauchen Inhalte). Es gibt aber in jedem Corporate Design Mittel und Wege, sich hier ein bisschen anzunähern. Auch ausdrucksstarke Fotos und überzeugende Zahlen können reichen, das Gesagte zu unterstützen – man braucht nicht unbedingt eine Grafikagentur.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Wenn man seiner Kreativität etwas freien Lauf lässt, können viele spannende und neuartige Präsentationen entstehen, die es der Audience nicht nur leichter machen, das Gesagte zu verstehen und zu behalten, sondern auch gerne gehört und gesehen werden. Wohl überlegte und gut geschliffene Botschaften – in Wort und Bild – können hier viel bewirken. Eine Sorge, die mir in dem Zusammenhang häufig begegnet ist, ist die, als “unseriös” wahrgenommen zu werden, wenn auf einmal keine komplizierten Grafiken und Textwüsten mehr in der Präsentation vorkommen. Das finde ich ehrlich gesagt schade, denn Komplexität sollte nie mit Kompetenz gleichgesetzt werden.
